Se você envia seu colaborador para uma viagem corporativa, deve saber quais são suas obrigações para com ele durante o período do deslocamento, incluindo as despesas do hotel. É preciso ter em mente que, embora fora do espaço físico da empresa, o funcionário precisa estar totalmente acobertado pelo contratante.
Na prática, isso quer dizer que se o motivo da viagem é o trabalho, a empresa é a grande responsável por fornecer todo o suporte necessário para que o contratado exerça sua função longe de casa. Veja o que é preciso para evitar insatisfação do funcionário e problemas com a justiça trabalhista.
Crie uma política de viagens corporativas
A forma mais prática para deixar claro as responsabilidades da empresa e do funcionário quando for pegar estrada é criar uma política de viagens corporativas. Essas instruções devem ser reunidas em uma espécie de manual ou documento para ser entregue, lido e assinado por todos aqueles que viajam em nome da empresa.
As políticas, quando bem elaboradas, esclarecem dúvidas de ambas as partes e resguardam a corporação de problemas futuros ou interpretações equivocadas. Inclua tudo nos termos os prazos, a pesquisa de preços, as formas de pagamento, as condições de reembolsos, as avaliações etc.
Contrate um seguro viagem
Alguns imprevistos são mais delicados do que outros. Durante uma viagem corporativa, a empresa não pode abrir mão da segurança e da saúde do funcionário.
Para ficar mais tranquila e acobertada, a companhia deve contratar um seguro viagem. Por uma taxa fixa e única, o seguro proporciona assistência em casos de doenças, acidentes ou outros sinistros que vitimizem o seu colaborador.
O primeiro passo é fazer um seguro bom e amplo e pedir que o funcionário permaneça sempre com o número da assistência para possíveis emergências.
Arque com as despesas do hotel
Assim como os custos de alimentação e transporte, a hospedagem deve ser de inteira responsabilidade da empresa, mas o estabelecimento e as condições de reserva são de livre escolha do contratante.
O funcionário não pode exigir localização, padrão ou se prefere deixar o hotel antes ou depois de meio-dia, por exemplo. Cabe à empresa fazer suas escolhas baseando-se nos seus limites de orçamento, mas sempre respeitando todos os direitos do trabalhador.
Portanto, é a empresa que paga pelas diárias, mas existem situações extras que não são de sua obrigação. Por exemplo: o colaborador perdeu o horário do check out e terá que pagar a mais por isso. Se o motivo do atraso não foi ocasionado pelo trabalho, o prejuízo é dele.
Alguns hotéis oferecem ainda comodidades como spa, bar e cassino. Se essas opções não estavam previstas, não é obrigação da corporação quitar esses débitos no encerramento da reserva.
Por essas e outras é indispensável a implantação de uma política de viagens corporativas que contemple todas as questões relacionadas a despesas com hotel, transporte, alimentação, saúde ou lazer que possam acontecer durante um deslocamento a trabalho.
Fazer a gestão de uma viagem corporativa não é fácil, tanto que existem agências especializadas no assunto para prestar consultoria, criar regras específicas, monitorar deslocamentos e avaliar os resultados. Essa é uma ótima forma da empresa se proteger e fazer tudo corretamente. Você já pensou sobre isso? Deixe um comentário!
